Analisis Pekerjaan (Job Analysis

1. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

           Analisis pekerjaan (job analysis) perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapakan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan , bagaimana mengerjakannya dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.

           Analsis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan, bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

           Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam sebuah perusahaan agar tujuan dapat tercapai.

           Nilai pekerjaan, baik bagi individu maupun organisasi adalah sebagai berikut :

           1). Bagi individu

-  Mempengaruhi dan menentukan standar kehidupan serta menggambarkan status sosial ekonomi.

                  -  Semakin besar penghasilan seseorang semakin terbuka peluang memenuhi kebutuhan secara berkualitas dan memuaskan.

2). Bagi organisasi

-  Wahana perwujudan eksistensi dan pencapaian tujuannya

                  -  Pekerjaan yang dilaksanakan secara produktif dan berkualitas yang mampu menghasilkan produk dan pelayanan yang berkualitas.

            Analisis jabatan atau pekerjaan dapat dibedakan ke dalam empat jenis sebagai berikut :

1)   Job analysis for personnel specifications, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan syarat mental yang dibutuhkan dari seorang calon pekerja agar dapat sukses dalam memangku suatu jabatan tertentu.

2)   Job analysis for training purpose, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru (untuk keperluan pendidikan dan latihan).

3)   Job analysis for setting rates, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menentukan nilai masing-masing jabatan dalam suatu organisasi atau perusahaan sehingga dapat ditentukan tingkat upah secara adil.

4)   Job analysis fo method improvements, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk mempermudah cara bekerja bagi tenaga kerja pada suatu jabatan atau jenis pekerjaan tertentu.

              Pengertian analisis pekerjaan berbeda denngan motion study (studi gerak). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Sedangkan studi gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif untuk melakukan suatu pekerjaan.

TABEL 3.1

PERBEDAAN JOB ANALYSIS DENGAN MOTION STUDY

Perbedaan	Job Analysis	Motion study
1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Tingkat ketelitian 4. Organisasi 5. Teknik 6. Kegunaan	- Memberikan gambaran terhadap sesuatu jabatan - Menyeluruh, mencakup tugas, tang-gung jawab - Kurang teliti - dilakukan oleh bagian personalia - Observasi, wawancara, kuesioner - Perekrutan, latihan, pengupahan	-  Mengubah dan mem-     perbaiki metode kerja -  Mengubah dan mem-perbaiki gerakan-gerak- an -  Sangat teliti -  Dilakukan oleh Industrial engineers -  Observasi, fotografi, stopwatch -  Memperbaiki metode dan standarisasi

a. Tantangan yang dihadapi organisasi

Agar pekerjaan dapat dilaksanakan secara efisien dan produktif, maka setiap organisasi akan menghadapi dua tantangan berikut :

1).   Perubahan lingkungan yang cepat diiringi dengan meningkatnya kualitas keinginan dan kebutuhan konsumen. Salah satu perubahan cepat adalah perkembangan dan kemajuan teknologi, keinginan dan kebutuhan konsumen yang berkembang secara dinamis.

2)    Masalah deregulasi diiringi dengan meningkatnya kompetisi antar organisasi. Perubahan itu mengharuskan organisasi menyesuaikan kegiatan operasional organisasi. Perbaikan, penyempurnaan dan pergantian rencana strategi organisasi berakibat terjadinya dinamika pekerjaan.

        Untuk menghadapi tantangan yang tidak ringan, setiap organisasi harus mengantisipasi dengan kegiatan antara lain :

-  Terus menerus mendesain kembali perencanaan organisasinya.

-  Mendesain kembali prinsip fundamental jabatan atau pekerjaan.

-  Menambah dan meningkatkan kemampuan kerja SDMnya.

b.  Manfaat Analisis Pekerjaan       

              Dari uraian di atas dapat dikemukakan bahwa analisis pekerjaan dapat menghasilkan informasi yang menyeluruh tentang tugas-tugas yang dilaksanakan oleh seorang pekerja berikut pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam sebuah organisasi dan persyaratan yang diperlukan agar dapat mengerjakan pekerjaan tersebut. Ringkasan menyeluruh mengenai persyaratan pekerjaan disebut uraian pekerjaan ( job description). Sedangkan ringkasan menyeluruh mengenai kualifikasi pekerja disebut spesifikasi pekerjaan (job specification). Dengan kata lain, analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan.

              Analisis pekerjaan juga bermanfaat dalam memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personnel requirement), perilaku manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

             

c. Langkah-Langkah Analisis Pekerjaan

              Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut :

1)    Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan, artinya juru analis harus mengetahui secara jelas apa kegunanaan hasil informasi anallisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan akan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2)    Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya juru analis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang (bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan). Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sampel. Sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi,dan kuesioner. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis dan diaplikasikan kepada masa depan.

3)    Menyeleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisi, artinya juru analis harus memilih beberapa orang yang akan diserahi jabatan untuk dianalisi. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

4)    Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, artinya juru analis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diuperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerajaan.

5)    Meninjau informasi tentang pihak-pihak yang berkepentingan, artinya juru analis menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan, sehingga akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapi secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan.

6)    Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya juru analis kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan dan evaluasi pekerjaan.

7)    Meramalkan dan meperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya juru analis juga harus memperhitungkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah untuk masa depan diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam organisasi atau perusahaan. Hal sangat perlu karena untuk memperhitungkan.kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan agar mereka tetap dapat melaksanakan pekerjaannya walaupaun ada reorganisasi perusahaan.

d.    Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan

              Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification dan job evaluation juga sangat berguna untuk hal-hal sebagai berikut :

1)    Perekrutan dan seleksi (recruitment and selection)

        Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat pekerjaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan sebagai dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2)    Kompensasi (Compensation)

        Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan ,usia, pengalaman dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.

3)    Evaluasi Jabatan

        Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.

4)    Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)

        Penilaian prestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5)    Latihan (Trainning)

        Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerjaan digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program;program latihan.

6)    Promosi dan Pemindahan

        Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.

7)    Organisasi

        Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

8)    Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

        Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

9)    Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)

        Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk menyederhanakan atau spesialisasi pekerjaan . Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaa-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10)  Penempatan (Placement)

        Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

11)  Peramalan dan Perekrutan

        Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

12)  Orientasi dan Induksi

        Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi dan lainnya.