PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. Pengertian, Tujuan dan Manfaat Perencanaan SDM

                  Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan dengan penentuan rencana yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah ditentukan. Manajemen SDM, khususnya perencanaan SDM adalah sesuatu yang komplek karena melibatkan semua unsur  yang ada dalam organisasi, mulai level paling atas hingga paling bawah.

                  Sebelum membahas perencanaan SDM lebih jauh, maka akan dibahas terlebih dahulu tentang pengertian perencanaan sumber daya manusia.

1. Pengertian Perencanaan SDM

            Perencanaan SDM sering diartikan  sebagai kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis  (kualitas) SDM yang diperlukan oleh suatu organisasi dimasa mendatang.  Perencanaan (Planning) adalah suatu proses untuk menentukan rencana atau program kegiatan. Suatu perencanaan selalu berkaitan dengan tujuan. Perencanaan membantu kita untuk mengetahui apa yang harus dilakukan.  Perencanaan tidak dapat dibuat secara tergesa-gesa, namun memerlukan waktu yang cukup. Untuk lebih jelasnya, berikut ini diuraikan  beberepa definisi perencanaan SDM menurut  para pakar sebagai berikut :

a.   GR. Terry dalam bukunya  Principles of Management  mendefinisikan perencanaan (planning) adalah “ Planning is the selecting and relating of the facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization  and formulation of proposed activies believed necessary to achieve desired result”

      (Perencanaan adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi waktu yang akan dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

b.   Louis A.Alien, menyebutkan “ Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result”.

      (Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diperlukan).

c.   Harold Koontz  dan Cyril O’Donnel menyebutkan, “ Planning is the function of manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures and programs”

      (Perencanaan adalah fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dan alternatif-alternatif yang ada).

d.   T. Hani Handoko, perencanaan adalah estimasi organisasi secara sistematis permintaan dan penawaran tenaga kerja di waktu yang akan datang.

e.   Malayu SP. Siagian, Perencanaan SDM adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.

           

            Dari berbagai pengertian perencanaan SDM di atas terlihat bahwa sedikitnya ada empat kegiatan yang saling berhubungan yang membentuk sistem perencanaan SDM yang terpadu yaitu :

a.   Kegiatan untuk menyediakan SDM seperti rekruitmen, seleksi dan penempatan.

b.   Prakiraan permintaan dan penawaran SDM dimasa yang akan datang, seperti promosi, mutasi, pensiunan, pengunduran diri dan pemecatan.

c.   Rencana untuk memperbesar SDM yang qualified seperti kajian kebutuhan diklat dan pengembangan.

d.   Pengawasan dan evaluasi untuk mendapatkan umpan balik seperti penilaian prestasi kerja.  

Suatu perencanaan harus disesuaikan dengan kondisi yang ada dan menggunakan asumsi-asumsi untuk masa depan sehingga sasaran atau tujuan yang ingin dicapai benar-benar dapat diwujudkan. Perencanaan sumber daya manusia membutuhkan kecermatan karena berkaitan dengan hajat hidup manusia. Suatu perencanaan sumber daya manusia harus memperhatikan hal-hal berikut :

a.   Mengumpulkan informasi secara regular dan terus menerus

b.   Menganalisis permintaan dan penawaran sumber daya manusia masa kini dan masa datang.

c.   Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan program, proyek dan kegiatan dibidang ketenagakerjaan dan kesempatan kerja.

d.   Memanfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan kualitasnya.

e.   Melaksanakan monitoring secara terus menerus terhadap kebijakan untuk melakukan perubahan atau penyesuaian.

f.    Mengintegrasikan perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perencanaan manajemen sumber daya manusia.

Perencanaan sumber daya manusia memiliki hubungan yang vital dan terintegrasi dengan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia menggunakan informasi berbagai aktivitas sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dipandang sebagai suatu proses manajemen, bukan hanya sebagai fungsi personalia.

Komponen utama dari perencanaan sumber daya manusia adalah penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu (jangka pendek, menengah dan jangka panjang). Perencanaan tenaga kerja merupakan kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang manajer sumber daya manusia akan memproyeksikan permintaan dan penawaran terhadap sumber daya manusia. Perencanaan tenaga kerja berkaitan erat dengan kebijakan strategis organisasi atau perusahaan.

2. Tujuan Perencanaan SDM

            Sebagaimana perencanaan lainnya, perencanaan sumber daya manusia mempunyai tujuan dan diharapkan dapat  membawa manfaat. Schuller (1992) menyebutkan bahwa terdapat enam tujuan perencanaan SDM yang hendak dicapai yaitu :

a.   Mengurangi pengeluaran biaya, khususnya biaya personalia dengan mengantisipasi kekuarangan atau kelebihan tenaga kerja dan segera mengkoreksi ketidakseimbangan kuantitas dan kualitas yang terjadi sebelum permasalahan menjadi semakin rumit.

b.   Menyediakan dasar yang lebih baik bagi pengembangan perencanaan tenaga kerja dan dapat digunakan secara optimum.

c.   Memperbaiki proses perencanaan usaha secara keseluruhan.

d.   Menyediakan kesempatan lebih banyak bagi wanita.

e.   Mensosialisasikan kesadaran yang lebih besar akan pentingnya manajemen sumber daya manusia pada semua level organisasi.

f.    Menyediakan alat untuk mengevaluasi efek dari tindakan dan kebijakan alternative SDM.

            Dari beberapa tujuan yang dikemukakan di atas, betapa pentingnya perencanaan sumber daya manusia . Perubahan-perubahan yang terjadi pada organisasi dan lingkungan sebagaimana kasus rasionalisasi pada beberapa BUMN juga menerangkan betapa pentingnya perencanaan SDM sebagaimana pentingnya manajemen SDM, sehingga mendorong manajemen organisasi pada orientasi masa depan, komprehensif dan integratif.

3. Manfaat Perencanaan SDM

            Menurut Siagian (1994) terdapat enam manfaat yang dapat diambil dari perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

a.   Organisasi dapat memanfaatkan SDM  yang lebih baik

            Inventarisasi SDM yang sudah ada dalam organisasi, perlu dilakukan dalam rangka untuk dapat memanfaatkan SDM yang terdiri dari :

a.   Jumlah tenaga kerja yang ada

b.   Kualifikasi tenaga kerja

c.   Masa kerja

d.   Pengetahuan atau ketrampilan yang dimiliki

e.   Bakat yang masih perlu dikembangkan

f.    Minat pekerja yang bersangkutan terutama yang berkaitan dengan pekerjaan diluar tugas pekerjaan saat ini.

            Berdasarkan hasil inventarisasi SDM tersebut, maka dapat digunakan untuk :

a.   Promosi

b.   Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas

c.   Mutasi dengan sifat tugas dan jabatan yang sama dengan sebelumnya

d.   Mutasi dengan sifat tugas dan jabatan berbeda namun eselon dan hirarki sama.

b.   Meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah ada

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah ada antara lain disiplin kerja, ketrampilan dan penyesuaian-penyesuaian tertentu. Diklat yang diselenggarakan oleh organisasi tidak dapat sepenuhnya menjamin peningkatan produktivitas, apabila tidak  terlebih dahulu dilakukan kajian tentang kebutuhan diklat  (Training Needs).

c.   Pemenuhan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dimasa datang

Pemenuhan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan di masa datang baik dalam arti jumlah maupun kualifikasi untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas, untuk itu diperlukan estimasi setepat mungkin tentang perubahan-perubahan yang diperkirakan akan terjadi terutama pada hal-hal yang akan berdampak langsung pada organisasi/perusahaan.

d.   Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya

Penanganan informasi ketenagakerjaan yang dimaksud adalah yang mencakup, hal-hal sebagai berikut :

1.     Masa kerja setiap pekerja

2.   Status perkawinan dan jumlah tanggungan

3.   Jabatan yang pernah dipangku

4.   Tangga karier yang pernah dicapai

5.   Jumlah penghasilan

6.   Pendidikan dan pelatihan yang pernah ditempuh

7.   Keahlian dan ketrampilan khusus yang dimiliki pegawai

8.   Informasi lain mengenai kekaryaan pegawai

e.   Terciptanya pemahaman yang tepat tentang siatusi pasar kerja, seperti :

      1.   Permintaan tenaga dilihat dari jumlah, jenis kualifikasi dan lokasi

2.   Jumlah pencari kerja dilihat dari bidang keahlian, latar belakang, profesi, tingkat upah atau gaji.

f.    Dasar bagi penyusunan program kerja yang menangani SDM dalam organisasi

Program kerja perencanaan sumber daya manusia adalah pengadaan tenaga kerja baru, yang dimaksudkan untuk memperkuat dan meningkatkan  hasil kerja dari tenaga kerja yang sudah ada, untuk  meningkatkan kemampuan organisasi secara keseluruhan guna mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa perencanaan sumber daya manusia sukar menyusun program kerja yang realistik , oleh karena itu perencanaan SDM merupakan dasar bagi penyusunan program kerja yang menangani SDM dalam organisasi.